EDI là gì? Lợi ích và nguyên tắc hoạt động EDI trong quản trị chuỗi cung ứng

Khi dữ liệu ngày càng tăng và tiến triển nhanh chóng, việc hiểu rõ về EDI là điều cực kỳ quan trọng. Bạn có thể đã nghe về EDI nhưng chưa có dịp khám phá sâu hơn về chủ đề này. Bài viết dưới đây trên trang web Laginhi.com sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan nhất về khái niệm EDI cũng như những lợi ích và nguyên tắc hoạt động của EDI trong quản lý chuỗi cung ứng.

EDI trong Kinh Doanh: Khái niệm và Ưu điểm

EDI viết tắt của Electronic Data Interchange, hay còn được hiểu là trao đổi dữ liệu điện tử. Theo đúng quy định của Luật thương mại quốc tế, EDI là quá trình truyền thông tin từ một hệ thống máy tính điện tử này sang một hệ thống máy tính điện tử khác thông qua các phương tiện điện tử, tuân thủ một tiêu chuẩn đã được thống nhất để cấu trúc hóa dữ liệu. Nói một cách đơn giản, EDI là phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để truyền thông tin cho một đối tác thông qua phương tiện điện tử.

Bạn đang xem: EDI là gì? Lợi ích và nguyên tắc hoạt động EDI trong quản trị chuỗi cung ứng

Trong lĩnh vực thương mại điện tử, EDI được xem là một trong những hình thức ban đầu và quan trọng nhất, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh B2B. Các dữ liệu thường trao đổi trong quá trình EDI bao gồm hoá đơn, đơn đặt hàng, báo cáo,…

Quá Trình Phát Triển EDI

Trao Đổi Dữ Liệu Điện Tử EDI đã xuất hiện từ những năm 1960. Tiêu chuẩn EDI đầu tiên ra đời tại Hoa Kỳ do Ủy Ban Phối Hợp Dữ Liệu Giao Thông Vận Tải (TDCC) thiết lập. Cùng với sự áp dụng ngày càng phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp như kho bãi, hàng hải, ô tô,…, EDI ngày càng trở nên phổ biến và phát triển hơn.

Đặc biệt, với sự hội nhập và phát triển của thị trường quốc tế, EDI có cơ hội mở rộng sử dụng trên toàn cầu, đặc biệt tại Mỹ và châu Âu. Từ đó, Tổ Chức Liên Hợp Quốc đã đưa ra các tiêu chuẩn quốc tế dưới sự quản lý của UN/CEFACT và UNECEx. Sự phát triển của tiêu chuẩn EDI quốc tế đang nhận được sự chú ý đặc biệt từ 2 tổ chức là ISO và UN/CEFACT.

Tiết kiệm chi phí

• Giảm và hạn chế tối đa chi phí in ấn giấy tờ.
• Giảm chi phí giao dịch.
• Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay.
• Tiết kiệm thời gian nhập thông tin văn bản nhiều lần.

Khi áp dụng hệ thống EDI (Electronic Data Interchange) vào quy trình quản lý chuỗi cung ứng của bạn, bạn sẽ nhận thấy sự tối ưu hoá chi phí đáng kể. EDI không chỉ giúp giảm thiểu các chi phí in ấn tài liệu giấy mà còn giảm chi phí giao dịch và xử lý dữ liệu thủ công. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn giảm thời gian và công sức mỗi khi phải nhập thông tin từ các văn bản khác nhau nhiều lần. Tiết kiệm chi phí là một trong những ưu điểm quan trọng khi sử dụng EDI trong quản lý chuỗi cung ứng.

Xử lý giao dịch tốc độ và chính xác

Giao dịch trong thế giới kinh doanh ngày nay đòi hỏi sự nhanh chóng và chính xác. EDI (Electronic Data Interchange) đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc đáp ứng yêu cầu này. Với EDI, các giao dịch diễn ra chỉ trong vài giây đến vài phút, từ việc xử lý đơn đặt hàng đến thanh toán. Điều này giúp giảm thiểu sai sót phát sinh do việc nhập liệu thủ công nhiều lần.

Hệ thống lưu trữ EDI không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác mà còn nâng cao hiệu quả quản lý. Việc văn bản được trao đổi qua EDI giúp theo dõi lộ trình hàng hoá một cách minh bạch từ khi xuất xưởng cho đến khi giao hàng tới tay khách hàng. Điều này không chỉ tạo ra sự tin cậy trong quá trình vận chuyển mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng.

Tăng hiệu quả kinh doanh

Tự động hoá giúp tối ưu hóa công việc một cách nhanh chóng, giảm sức lao động và ngăn chặn sai sót từ nhân viên trong xử lý thông tin. Việc này giúp giảm rủi ro phải bồi thường hoặc hủy đơn hàng do những lỗi xảy ra trong quá trình tiếp nhận đơn hàng. Dữ liệu kinh doanh có thể chuyển gửi và theo dõi ngay lập tức, giảm thời gian lưu kho và số lượng hàng tồn kho bởi tích hợp với hệ thống lưu kho tự động. Hệ thống cũng giúp thỏa mãn nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, tạo cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất để nâng cao khả năng cạnh tranh.

Kết nối với Doanh Nghiệp Toàn Cầu

EDI, viết tắt của Electronic Data Interchange, là một hình thức thương mại điện tử quan trọng và phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện nay. Được biết đến như một công nghệ kết nối toàn cầu, EDI không chỉ đơn giản là một phương tiện truyền thông mà còn là cầu nối giữa các doanh nghiệp trên khắp thế giới.

Với EDI, các giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào việc trao đổi thông tin trên giấy tờ mà thay vào đó, mọi thông tin sẽ được truyền đi dưới dạng điện tử. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình trao đổi thông tin giữa các bên.

Xem thêm : Dấn thân là gì? Lợi ích khi sống dấn thân trong công việc

Trong môi trường thương mại điện tử B2B ngày nay, EDI vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp và tạo ra sự hiệu quả trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng. Việc áp dụng công nghệ EDI không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí mà còn nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng dịch vụ một cách đáng kể.

Lợi ích của chiến lược kinh doanh

Việc sử dụng EDI mang lại nhiều lợi ích trong chiến lược kinh doanh của bạn. Dưới đây là một số điểm nổi bật:

• Đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác nhờ khả năng thời gian thực của EDI trong quản lý giao dịch.
• Giảm thiểu thời gian giao hàng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và việc phân phối sản phẩm mới.
• Thúc đẩy quá trình phát triển xã hội bền vững thông qua việc tăng cường hiệu quả và minh bạch trong chuỗi cung ứng.

Việc tích hợp EDI vào chiến lược kinh doanh không chỉ giúp nâng cao năng suất và hiệu quả mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hãy tận dụng những lợi ích mà EDI mang lại để định hình một cơ cấu hoạch định chiến lược mạnh mẽ và linh hoạt cho doanh nghiệp của bạn.

Cách thức hoạt động

Khi bắt đầu xem xét về cách thức hoạt động của hệ thống, bạn cần hiểu rằng quá trình này bao gồm nhiều bước quan trọng. Đầu tiên, việc xác định các yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động là cực kỳ quan trọng. Tiếp theo, việc thực hiện các biện pháp để cải thiện quy trình hoạt động là không thể phủ nhận. Cuối cùng, việc đánh giá kết quả và điều chỉnh cho phù hợp sẽ đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả nhất.

Việc hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình quản lý và nâng cao hiệu suất toàn diện. Bằng cách thức này, bạn sẽ có cơ hội tiếp cận và sử dụng những phương pháp tiên tiến nhất để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất. Đừng ngần ngại khám phá và áp dụng cách thức hoạt động này vào thực tiễn để thấy được sự khác biệt lớn mà nó mang lại.

Tiêu Chuẩn EDI

Các tiêu chuẩn EDI đã được phát triển từ năm 1982 và trở nên phổ biến vào năm 1985. Trên thế giới, hai tiêu chuẩn được sử dụng nhiều nhất là tiêu chuẩn EDIFACT (UN/EDIFACT) và tiêu chuẩn ANSI ASC X12. Ở Mỹ, tiêu chuẩn ANSI ASC X12 là phổ biến nhất trong khi tại châu Á – Âu, tiêu chuẩn UN/EDIFACT thường được ưa chuộng hơn.

Hãy cùng tìm hiểu một số tiêu chuẩn EDI quan trọng:

• UN/EDIFACT thường được sử dụng rộng rãi tại châu lục Á – Âu.
• ANSI ASC X12 phổ biến ở Bắc Mỹ.
• EANCOM – tiêu chuẩn thương mại.
• CEFIC – tiêu chuẩn ngành hóa chất.
• EDICON – tiêu chuẩn ngành xây dựng.
• RINET – sử dụng trong lĩnh vực bảo hiểm.
• HL7 – tiêu chuẩn chăm sóc sức khỏe.
• Odette – tiêu chuẩn ngành ô tô châu Âu.
• IATA – tiêu chuẩn hàng không.
• SPEC 2000 – ngành quốc phòng.
• SWIFT – lĩnh vực ngân hàng.
• UIC 912 – vận tải đường sắt.

Nguyên tắc hoạt động

Để quy trình EDI có thể diễn ra một cách thuận lợi nhất thì giữa các doanh nghiệp đối tác cần phải tích hợp hệ thống EDI. Các bên tham gia trong quy trình sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI. Thông thường hiện nay, trong giao dịch quốc tế sử dụng dạng chuẩn là UN/EDIFACT.

Bước 1 – Chuẩn bị các tài liệu sẽ được gửi: Thu thập và sắp xếp dữ liệu. Dựa vào hệ thống phần mềm, những dữ liệu này sẽ được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI.

Bước 2 – Dịch tài liệu sang định dạng EDI: Phần mềm dịch sẽ tự động chuyển đổi định dạng dữ liệu nội bộ sang định dạng chuẩn EDI.

Bước 3 – Kết nối và truyền tài liệu EDI của bạn đến đối tác kinh doanh: Sau khi tài liệu được dịch sang định dạng EDI thích hợp và sẵn sàng để gửi đi, bạn cần kết nối với từng đối tác của mình để thực hiện việc truyền tải đó. Hiện nay có 2 cách phổ biến truyền tài liệu EDI là thông qua Internet EDI hoặc qua mạng lưới giá trị gia tăng (VAN).

Xem thêm : “Ní” là gì? “Nà ní” là gì? Tại sao được giới trẻ sử dụng nhiều

Bước 4 – Nhận tài liệu truyền tới: Khi đối tác sẽ nhận dữ liệu điện tử truyền tới, phần mềm sẽ tiến hành dịch các dữ liệu của họ dựa theo các chuẩn EDI đã được quy định.

Bước 5 – Xử lý dữ liệu điện tử nhận được: Sau khi dữ liệu được dịch sẽ tiếp tục được xử lý tại hệ thống điện tử. Quá trình hoạt động, lưu trữ và truyền tải thông tin dữ liệu có thể chuyển trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, cũng như được xử lý hoàn toàn tự động với các ứng dụng nội bộ tại đây.

Với sự phát triển nhanh chóng và dữ liệu ngày càng khổng lồ, bạn đã từng nghe qua EDI nhưng chưa có thời gian tìm hiểu. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu một cách tổng quan nhất cho các bạn về EDI, cùng những lợi ích và nguyên tắc hoạt động trong quản trị chuỗi cung ứng.

Câu hỏi thường gặp (FAQs):

1. EDI là gì?

   • EDI viết tắt của Electronic Data Interchange, có nghĩa là trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp bằng phương thức điện tử.

2. EDI đã ra đời từ khi nào?

   • Trao đổi dữ liệu điện tử EDI đã được sử dụng từ những năm 1960 và tiêu chuẩn EDI đầu tiên được ra đời tại Hoa Kỳ.

3. EDI mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

   • EDI giúp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ và chính xác trong giao dịch, nâng cao hiệu quả kinh doanh và kết nối doanh nghiệp toàn cầu.

4. Quy trình hoạt động của EDI như thế nào?

   • Quy trình EDI bao gồm chuẩn bị dữ liệu, dịch tài liệu sang định dạng EDI, truyền tải EDI và xử lý dữ liệu nhận được.

5. Có những giao thức truyền tải EDI nào phổ biến?

   • Các giao thức truyền tải EDI thông qua Internet bao gồm SMTP, HTTP và FTP.

Tóm tắt:

Trong bối cảnh thị trường ngày càng phức tạp, việc áp dụng EDI – Electronic Data Interchange giữ vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý chuỗi cung ứng. EDI không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường hiệu quả và chính xác trong giao dịch. Đồng thời, EDI cũng là công cụ kết nối doanh nghiệp với môi trường kinh doanh toàn cầu, tạo ra lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Hãy truy cập website để tìm hiểu thêm và áp dụng EDI vào doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.

Nguồn: https://laginhi.com
Danh mục: News